Privacyverklaring RGC / BV Golfbaan Rijswijk
1. Begripsbepaling
In dit document wordt verstaan onder:
De Rijswijkse Golfclub (hierna te noemen RGC) gevestigd te Rijswijk en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40411926;
De BV Golfbaan Rijswijk gevestigd te Rijswijk en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27121858
App, de verzameling van officieel door de RGC aangewezen applicaties die worden ingezet om de ledenadministratie en golf gerelateerde activiteiten te verzorgen;
Website, de verzameling van officieel door de RGC ingezette communicatiemiddelen zoals de website van RGC en sociale netwerken waarop RGC een profiel heeft (Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram);
Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu ongeacht het type gegeven. Voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, foto’s, video’s, gedrag en golfhandicap zijn allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens;
Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens;
Lid, zoals omschreven in de statuten van de RGC
Een Lid beschikt over geautoriseerde toegang (persoonlijk account, bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord);
Vrijwilliger, is degene die via de Website en/of App als zodanig bekend is gesteld en beschikt over geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventueel inhuurkrachten behoren;
Bezoeker, is degene die van de Website en/of App gebruik maakt, en zeer beperkte mogelijkheden heeft om content te Verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang;
Beheerder, is de persoon die door het RGC bestuur is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan Website en/of App. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die over de autorisatie beschikt;
Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of de App. Een Gebruiker kan zijn: Lid, Vrijwilliger of Bezoeker;
2. Algemeen
2.1 De RGC is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens van haar Gebruikers. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.
2.2 Als een Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de Website en/of App niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als Lid en dit te melden aan de RGC.
3. Verwerking van Persoonsgegevens
3.1 Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor duidelijk omschreven en rechtmatige doeleinden. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van de RGC uit:
a) een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;
b) de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;
c) het uitvoeren van een contract met een betrokkene; of
d) het voldoen aan een wettelijke plicht.
3.2 Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen de Website en/of App aanpassen, inzien, verwijderen e.d.
3.3 Iedere Beheerder en Vrijwilliger dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (als Persoonsgegevens) dient te worden omgegaan.
3.4 Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de RGC.
3.5 Een Lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin Verwerken. Dit betreft bijvoorbeeld het invullen van Persoonsgegevens tijdens de inschrijving bij de RGC en het eventueel wijzigen van de eigen Persoonsgegevens (b.v. telefoonnummer, e-mail) via het account, het bekijken van foto’s en video’s en het bekijken van Persoonsgegevens in de App.
3.6 De RGC verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of App Persoonsgegevens verstrekken aan de RGC in het kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of de inschrijving als Lid. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:
a) Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’);
b) Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het aanmelden voor de digitale nieuwsbrief verwerkt de RGC de daarvoor door de Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres);
c) Om zich in te schrijven als Lid via de Website en hierbij door de RGC ondersteund te worden, dient een Lid verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, (geheime) telefoonnummer, e-mailadres en financiële gegevens, waaronder rekeningnummer te verstrekken.
3.7 De RGC kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van de RGC die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Als het gaat om commerciële berichten zal toestemming van gebruiker worden gevraagd.
4. Doeleinden verwerking persoonsgegevens
4.1 De verstrekte Persoonsgegevens worden door de RGC en haar leden uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten. In de praktijk worden Persoonsgegevens van betrokkenen dan Verwerkt voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, zoals:
– het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;
– het faciliteren van de golfsport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;
– het organiseren van evenementen van of op de RGC, zoals bijvoorbeeld een Golfweek.
– het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen zoals jeugd, dames, heren, senioren, competitieteams enz.
– het beheer en de exploitatie van de accommodatie;
– het beheer van de organisatie van de RGC, zoals het administreren van de diverse commissies;
– het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van de RGC, onder meer via elektronische post, op de Website of via de App;
– het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;
– de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;
– de personeels- en salarisadministratie van haar werknemers;
– de administratie van haar Vrijwilligers;
– het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of Vrijwilliger;
– het aanbieden en beheren van besloten Website en Apps voor haar leden en Vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van Website en Apps;
– het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van de RGC of ten behoeve van evenementen van de RGC;
– het verrichten van analyses van Persoonsgegevens ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden.
5. Doorgifte aan derden
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met, en verwerkt door derden, waaronder bijvoorbeeld, de automatiseerder voor het hosten van de RGC website, leveranciers ten behoeve van de uitvoering van door de RGC afgenomen diensten en producten, en de NGF voor zover dat noodzakelijk is.
6. Foto- en beeldmateriaal
6.1. Tijdens golfrondes, wedstrijden en door de RGC georganiseerde activiteiten en evenementen worden regelmatig foto’s genomen en videobeelden gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van de RGC, leden van bezoekende golfclubs of andere geïnteresseerden staan afgebeeld. Ter promotie van de RGC of verslaggeving van wedstrijden en sportieve prestaties van de RGC of haar leden kunnen deze foto’s en videobeelden (met naam) in het clubhuis van de RGC, op de openbare website van de RGC, op het ledenportal, of op social media worden gepubliceerd. Verder kan foto- en beeldmateriaal worden gedeeld met derden voor publicatie, bijvoorbeeld in programmaboekjes of met de pers. Zo ook foto’s (met naam) van personen die een functie vervullen binnen de RGC ter promotie van de RGC en zichtbaarheid van de organisatie. De RGC kan foto’s en videobeelden tonen en bewaren voor behoud van haar clubhistorie (archief).
6.2. Indien een betrokkene bezwaar heeft tegen een publicatie dient deze dit via bestuur@rijswijksegolf.nl gemotiveerd aan de RGC kenbaar te maken. Het betreffende materiaal zal dan zo spoedig mogelijk worden verwijderd.
6.3. Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop de betrokkene niet centraal of niet duidelijk herkenbaar is afgebeeld, of indien duidelijk voor de foto of camera geposeerd is.
6.4. RGC is niet verantwoordelijk voor bijvoorbeeld ouders en anderen die uit eigen beweging foto’s en videobeelden maken en deze publiceren op bijvoorbeeld social media.
6.5. Ten behoeve van de bescherming van de belangen, eigendommen en integriteit van gebruikers van het complex van de RGC leden en haar bezoekers, wordt er cameratoezicht toegepast op het complex. Dit is aangekondigd door middel van een mededeling bij de hoofdingang van het complex en mogelijk ook op andere plaatsen. Het cameratoezicht wordt uitgeoefend, inclusief bevoegdheden en bewaartermijnen, in overeenstemming met een daartoe strekkend cameraprotocol.
7. Cookies en Links naar en cookies op websites van derden
7.1 RGC maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’ en `links`. Rijswijkse golfclub gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Rijswijkse golfclub gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Links worden gebruikt om naar andere website te verwijzen of binnen de site naar een specifiek artikel of pagina te linken.
7.2. Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacy verklaringen van deze derde partijen van toepassing. RGC is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met Persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.
8. Rechten betrokkenen
De Gebruiker heeft onder meer het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen en het recht deze te laten beperken, onder voorwaarden deze te kunnen overdragen en het recht om bezwaar te maken. De Gebruiker kan de eigen Persoonsgegevens zelf inzien en sommige gegevens zelf verwerken via zijn/haar persoonlijk account, bereikbaar via de Website. Daarnaast kan de Gebruiker een verzoek met betrekking tot zijn/haar persoonsgegevens doen via secretariaat@rijswijksegolf.nl
9. Bewaartermijnen
9.1 De RGC bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij de RGC op grond van wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren.
9.2 Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te benaderen, of voor de vrijstelling van het opnieuw moeten betalen van inschrijfgeld, heeft de RGC de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij beëindiging van het lidmaatschap zal dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het aanhouden van door Gebruiker aangeleverde Persoonsgegevens in de ledenadministratie. Ook als de Gebruiker hier geen akkoord voor geeft, zullen de Persoonsgegevens in de ledenadministratie die op grond van de wettelijke bepalingen moeten worden bewaard, nog wel worden bewaard. Ten aanzien van het bewaren van foto’s en video’s geldt het bepaalde in punt 6.1 hierboven.
10. Beveiliging
De RGC zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Gegevens zijn veelal opgeslagen in beveiligde systemen met wachtwoorden en beveiligde back-ups. Ondanks het feit dat de RGC alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.
11. Klachten
Ingeval van een klacht over de verwerking van persoonsgegevens wordt betrokkene verzocht hierover direct contact op te nemen met de RGC via bestuur@rijswijksegolf.nl
Betrokkenen hebben altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat is de Nederlandse toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
12. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Het kan voorkomen dat de RGC deze privacyverklaring in de toekomst wijzigt. Van belangrijke wijzigingen worden Gebruikers op de hoogte gebracht, bijvoorbeeld door middel van een emailbericht of een bericht op de Website of in de Apps.
13. Contact
Ingeval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring, kan contact worden opgenomen via management@rijswijksegolf.nl